Blogin kirjoittaja on Trevianissa Leasing Managerina työskentelevä Helena Kangas.

Uuteen toimistoon muuttaminen on niin isolle kuin pienelle yritykselle ponnistus, joka vaatii aikaa ja kärsivällisyyttä. Siksi kannattaa ennakoida tilantarvetta hyvissä ajoin. Haistele markkinaa, pidä silmällä kohteita ja mieti, millaisiin tarpeisiin uuden tilan tulee pystyä vastaamaan. Muutos on aina myös mahdollisuus – olisiko muutto hyvä paikka miettiä uudelleen yrityksen työskentelyn mallia ja näin päästä käsiksi entistä parempaan tilatehokkuuteen?

Tilatehokkuus ja sijainti ratkaisevat toimiston valinnassa

Uutta toimistoa harkitessa tilan koko ja sijainti ovat useimmiten ensimmäiset asiat, jotka nostetaan neuvottelupöydälle. Paljonko tarvitaan neliöitä? Montako henkilöä tiloissa työskentelee?

Nykytrendin mukaan pyritään tilan käytössä tehokkuuteen, eikä laaja lääni enää ratkaisekaan valintaa. Tilatehokkuutta laskiessa otetaan huomioon kaikki tiloissa työskentelevät ja tilan koko. Tilankäyttöä optimoidaan niin, että käytössä on vähemmän neliöitä per henkilö. Toisin sanoen kukaan ei halua maksaa turhasta tilasta.

Tehokkuusajattelun toisella puolella taas näkyy yritysten panostus työntekijöidensä hyvinvointiin – tiloilta toivotaan tehokkuuden lisäksi viihtyisyyttä ja houkuttelevuutta. Etenkin toimialoilla, joilla työntekijöistä on kilpailua, ovat viihtyisät toimitilat ja sijainti yksi rekrytointivaltti. Toimitiloja voi ajatella myös yrityksen käyntikorttina. Edustamiseen sopiviin tiloihin asiakkaatkin tulevat mielellään käymään ja oman henkilöstön työaika tehostuu, kun tapaamisia voi hoitaa omissa tiloissa.

Ennakoi tilantarve ajoissa ja suunnittele ammattilaisen kanssa

Projektin alkaessa ei aina tarvitse tietää, millaista toimistoa on hakemassa. Me Trevianilla käymme asiakkaan kanssa lävitse tarpeet ja toiveet, joiden pohjalta lähdetään miettimään yhdessä sopivaa tilakokonaisuutta. Nykyään työntekijätkin halutaan ottaa mukaan toimitilasuunnitteluun. Voikin olla hyvä idea tehdä henkilöstölle kysely siitä, mitä he toivovat uusilta työtiloiltaan. Toivotaanko tulevaan toimistoon palveluita, joita ei kaikissa kiinteistöissä olekaan saatavilla?

Täysin sopivia tiloja tulee vastaan melko harvoin ja yleensä tiloja täytyy muokata uuden asukkaan tarpeisiin sopivaksi. Uutta tilaa ja tarvittavia muutoksia voidaan hahmotella yhdessä arkkitehdin ja sisustussuunnittelijan kanssa jo ennen vuokrasopimuksen allekirjoittamista, vaikka muutostyöt alkavatkin vasta kun sopimuspuoli on kunnossa. Muutostöiden kesto riippuu paljon kohteesta ja esimerkiksi tavaratoimituksista, mutta nyrkkisääntönä voi sanoa, että kannattaa varautua useampaan kuukauteen. Tässäkin siis korostuu ennakoinnin tärkeys, sillä huonosti ennakoitu muutto voi tarkoittaa kiireellä hankittuja väliaikaistiloja ja ylimääräisiä kustannuksia.

Vuokrasopimuksen vaikutus toimitilojen valintaan

Vuokrasopimuksiinkin vaikuttavat markkinatilanne ja voidaan puhua jopa trendeistä. Vielä joitakin vuosia sitten toistaiseksi voimassa olevat sopimukset olivat yleinen käytäntö alalla, mutta tässä on havaittavissa vahva muutos. Nykyisin tehdään harvemmin toistaiseksi voimassa olevia sopimuksia ja suositaan sen sijaan määräaikaisia vuokrasopimuksia. Määräaikainen vuokrasopimus mahdollistaa kiinteistön omistajan näkökulmasta paremman näkymän kiinteistön taloustilanteeseen määräaikaisen sopimuksen ajaksi. Tällainen sopimus voi olla turvallisempi myös vuokralaiselle, sillä toistaiseksi voimassa olevan sopimuksenhan voi irtisanoa melko lyhyellä varoajalla myös vuokranantaja.

Lyhyet sopimukset palvelevat erityisen hyvin uusia yrityksiä, joiden kasvunäkymiä on hankala ennustaa. Rekrytoidaanko pian lisää ihmisiä vai supistuuko toiminta?

Keskusta-alueiden toimitiloja vuokratessa pitkä sopimus voi toisaalta olla vuokralaisen kannalta hyvä, koska tällöin vuokra voi nousta vain indeksikorotuksen verran, kun taas määräaikaissopimusta uusiessa vuokra neuvotellaan aina uudelleen. Yleensä vuokrasopimukseen on keston lisäksi määritetty laatutaso, eli mitä Trevianin vastuulle kuuluu mahdollisten muutostöiden osalta. Laatutason määrittely vaikuttaa siis tietenkin myös kokonaiskustannuksiin. Tässä vaiheessa kannattaakin kartoittaa muutossa mukana tuleva omaisuus, yleisimpänä esimerkkinä kalusteet.

Tutustu vapaisiin tiloihimme ja ota yhteyttä!

Kirjoittajasta: Trevianissa Leasing Managerina toimiva Helena Kangas on toiminut Suomen kiinteistöliiketoimintakentässä vuodesta 1995. Hänen laaja kokemuksensa ja verkostonsa pohjautuu vankkaan työhistoriaan kiinteistöomistajaorganisaatioiden (esimerkiksi Varman, Keskon), palveluliiketoiminnayhtiöiden (esim. JLL) ja Hartelan palveluksessa. Päivittäisissä toiminnoissa Helena keskittyy pääosin toimistoleasingiin. Hänen kiinteistökokemuksensa kattaa myös kehittämis- ja strategiakonsultoinnin.