Blogikirjoituksen kirjoittaja on Trevianin Portfolio Manager Elisa Loitto.

Monitilatoimistot ovat nousseet viime vuosina yhdeksi suosituimmista tilaratkaisuista. Moderneissa monitilatoimistoissa on erilaisia ja erikokoisia tiloja, jotka tukevat erilaisia työtehtäviä. Avoimia, tiimityöhön ja hiljaiseen työskentelyyn soveltuvia tiloja sekä taukotiloja vapaampaa oleilua varten. Usein myös halutaan eristää työtilat ja asiakastilat toisistaan ja taata näin rauha työntekoon.

Monitilatoimiston ja avotoimiston erot

Monitilatoimisto sekoitetaan usein perinteisempään avotoimistoon. Tilatyypeistä löytyy paljon samaa, mutta erojakin on. Avotoimistolla tarkoitetaan tilaa, jossa ihmiset työskentelevät yhtenäisessä avoimessa työtilassa. Perinteisessä avotoimistossa on harvoin työhuoneita ja tilankäyttöä on tehostettu runsaalla avoimella tilalla. Tyypillisesti samaa työpistettä käyttää useampi työntekijä. Avotoimisto sopii erityisesti työpaikoille, joissa koko henkilöstö ei ole jatkuvasti paikalla vaan tekee töitä vaikkapa asiakkaidensa tiloissa tai muutoin etänä.

Vaikka avoin tila helpottaa yhteistyötä, sen on myös tutkimuksissa todettu lisäävän keskeytysten määrää. Vuonna 2011 tehdyn tanskalaisen tutkimuksen mukaan avokonttorissa työskentelevät pitivät myös enemmän sairauslomia kuin yksityisemmissä toimistoissa työskentelevät. Tutkimustulos korostaa mielestäni sitä, että toimitilat tulisi aina valita työn luonteen mukaan – jos tilan valinta menee pieleen, voivat seuraukset olla vakavat. Siksi me Trevianilla autammekin asiakkaitamme löytämään juuri heidän tarpeisiinsa sopivat tilat, emmekä harrasta ns. one size fits all -ajattelua.

 

Tilatehokkaat ja avoimet toimistotilat eivät aina vastaa nopeasti muuttuvan ja kehittyvän työelämän tarpeita. Vaikka etätyötä suositaankin, on myös huomattu työntekijöiden keskinäisen kommunikaation tärkeys. Siksi tiloihin täytyy suunnitella kohtaamispaikkoja ei vain rentoon oleskeluun, mutta myös tiimityötä varten. Monitilatoimistoissa on erilaisia ja eri kokoisia tiloja eri tehtäville. Idea on, että työntekijä voi valita vapaan paikan tehtäviensä mukaan. On huomattu, että nykyiset työtavat vaativat erityisesti pienempiä tiloja epämuodollisiin kokoontumisiin. Keskittymistä vaativaan työhön olisi hyvä olla tarjolla myös erillisiä ja rauhallisia tiloja, joissa työtä on helppo tehdä häiriintymättä. Isompien ryhmien yhteistyöhön puolestaan tarvitaan suurempia kokoontumistiloja. Monitilatoimisto laajentaa näin tilojen käyttötarkoitusta ja tarjoaa joustoa.

Monitilatoimiston vaikutukset työntekijöiden hyvinvointiin

Hyvin suunniteltu työympäristö antaa työntekijälle vapautta ja kokemuksen siitä, että hänellä on mahdollisuus vaikuttaa työntekoonsa ja työympäristöönsä. Muuntuvat toimitilat joustavat yrityksen kulttuurin ja työskentelyprosessien mukaan ja parhaimmillaan luovat jatkuvasti kohtaamisia työyhteisön sisällä eri tiimien välillä. Työnantajat haluavatkin nykyisin kannustaa tekemään säännöllisesti töitä myös toimistoympäristössä, vaikka etätyöskentely onkin useimmissa yrityksissä arkipäivää. Suomen työelämä ei ole enää yhtä hierarkkinen kuin vielä joitakin vuosia sitten ja yhä useammat haluavat myös vapaaehtoisesti luopua omista työhuoneistaan. Omia työhuoneita tärkeämmäksi koetaan yhteistyön helppous.

Kun työntekijöillä on vapaus valita heille sopivin työtila työtehtävän ja mieltymysten mukaan, he ovat tutkimusten mukaan tyytyväisempiä työhönsä. Monilla toimialoilla henkilöstökustannukset muodostavat yrityksen ylivoimaisesti suurimman kuluerän, minkä johdosta nousseet tilakulut voivat hyvinkin olla lopulta säästöä henkilöstökulujen laskiessa. Suosittelemme käyttämään tilasuunnittelussa apuna ammattilaisia. Aina yrityksillä ei ole valmiina tilasuunnittelun yhteistyökumppaneita, joten me Trevianilla autamme tarvittaessa löytämään sopivan kumppanin. Parhaan hyödyn tiloista saa panostamalla sisustuksen suunnitteluun ja kalustukseen, sekä oikeanlaisiin työvälineisiin ja hyvän työympäristökulttuurin luomiseen.

Perinteisetkin toimitilat muovautuvat oikeissa käsissä nykyaikaisiksi ja tehokkaiksi monitilatoimistoiksi. Tästä loistava esimerkki on uusrensesanssipalatsina tunnettu Erottaja2, joka muuntuu remontin myötä korkealaatuisiksi toimistoiksi ja ravintolatiloiksi. Ensimmäiset uudet yritykset pääsevät muuttamaan upouusiin tiloihin huhtikuussa 2021.

Työympäristön vaikutukset työntekijöiden tyytyväisyyteen

Yrityksen imagoon vaikuttavat monet tekijät, mutta nykyäänkin yrityksen toimitilat ovat tärkeä osa sen imagoa. Toimitilat myös määrittävät yrityksen identiteettiä, ja voi olla hankalaa sitouttaa työntekijöitä yrityksen arvoihin, jos he eivät koe työskentelevänsä noita arvoja vastaavissa tiloissa. Koska työpaikalla vietetään noin puolet valveillaoloajasta, huonot toimitilat heijastuvat nopeasti työtyytyväisyyteen.

 

Miellyttävä työympäristö välittää työntekijöille mielikuvaa siitä, että heistä välitetään. Myös toimitilojen saavutettavuus erilaisilla kulkumuodoilla on tärkeää työtyytyväisyyden parantamiseksi. Yhä useampi arvostaa hyviä julkisia liikenneyhteyksiä työpaikalle ja toiset taas kaipaavat säilytys- ja peseytymistiloja työmatkapyöräilyä silmällä pitäen. On sekä yrityksen että ilmaston etu panostaa työpaikan saavutettavuuteen kulkumuodosta riippumatta – myös autoilija arvostaa pysäköinnin helppoutta ja toimivia yhteyksiä. Jos yritys haluaa profiloitua nuorekkaaksi toimijaksi, täytyy myös toimitilojen vastata tätä mielikuvaa. Esimerkiksi IT-alalla kilpailu työntekijöistä on kovaa, eikä palkka enää ole ainoa määräävä tekijä työpaikan valinnassa. Sijainti ja laadukkaat toimitilat ovatkin yksi tärkeä rekrytointivaltti. Hieno esimerkki hyvinvoinnin ja työhyvinvoinnin harmonisesta yhteiselosta on Espoossa sijaitseva Säterinportti, jonka suunnittelussa on alusta alkaen otettu huomioon hyvinvointiin vaikuttavia tekijöitä. Merkittävä tunnustus hyvinvointiin panostamisesta on Säterinportille 2019 myönnetty kansainvälinen WELL-hyvinvointisertifikaatti.

Lue myös liiketoimintajohtajamme Antti Venermon kirjoitus hyvinvoinnista toimitilakehittämisen välineenä.

 

Portfolio Managerina Trevianilla työskentelevällä Elisa Loitolla on vahva tausta kiinteistöliiketoiminnassa. Ennen liittymistään Trevian tiimiin hän toimi kiinteistöpäällikkönä KJ-Kiinteistöjohto Oy:ssä. Hänen aiempia työnantajiaan ovat mm. Corbel Oy. Elisalla on tutkinto Aalto-yliopiston kiinteistö-, suunnittelu- ja geoinformatiikan osastolta, lisäksi hän on suorittanut liiketoiminnan ja johtamisen ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon.