REKRYTOINTIJÄRJESTELMÄN TIETOSUOJASELOSTE

Päivitetty 04.05.2022

1. Rekisterinpitäjä

Trevian Asset Management Oy (Y-tunnus 2507543-9)
Pohjoisesplanadi 35 aA, 4 krs.
00100 Helsinki
Sähköposti: info@trevian.fi
Puhelin: +358 10 581 3830

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Tiina Kaakkolahti, Henkilöstöjohtaja

Tietosuojavastaava
Matti Tossavainen

2. Rekisterin nimi

Rekrytointijärjestelmä.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Työnhakijoiden henkilötietoja käsitellään Trevian Asset Management Oy:n rekrytointiprosessiin liittyvässä hakijoiden arvioinnissa.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää:

  • Henkilön ansioluettelossaan ja hakemuksessaan ilmoittamat tiedot mukaan lukien mahdolliset kuvat ja videot.
  • Henkilöarvioinneissa antamien tietojen perusteella syntyvät yhteenvedot.
  • Työnhakijoiden antamista tiedoista voidaan tarvittaessa tehdä hakijayhteenveto, jonka lukuoikeus on ainoastaan rekrytoivilla esimiehillä.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri sisältää henkilön itse itsestään ilmoittamia tietoja.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietojen luovuttamisessa noudatetaan lakeja ja asetuksia sekä viranomaisten antamia ohjeita.

Tietojen luovuttaminen ulkopuoliselle tahoille voi tapahtua ainoastaan työnhakijan vapaaehtoisella, yksilöidyllä ja yksiselitteisellä suostumuksella.

7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Trevian varmistaa, että tietojen siirrossa noudatetaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia kuten esimerkiksi EU:n Komission mallisopimuslausekkeita tai EU:n Komission antamaa päätöstä tietosuojan riittävyydestä (”Vastaavuuspäätös”). Henkilötietoja ei myöskään siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ilman rekisteröityjen nimenomaista suostumusta.

8. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Pääsy työnhakijoiden henkilötietoihin on rajattu vain rekrytoinnin hoitamisen kannalta välttämättömiin henkilöihin. Kyseiset henkilöt on koulutettu tietojen tietoturvalliseen käsittelyyn ja he toimivat salassapitovelvollisuuden alaisina.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Hakemuksia säilytetään enintään 6 kuukauden ajan työnhaun päättymisestä. Hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Työnhakijalla on oikeus saada pääsy häntä koskeviin tietoihinsa ja oikeus tarkastaa häntä koskevat rekisterissä olevat tiedot. Työnhakija voi lähettää tarkastus- tai korjauspyynnön kirjallisesti Trevian Asset Management Oy:n HR:ään.

Rekisterinpitäjä voi omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn pyynnöstä täydentää, korjata tai poistaa epätäydellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita henkilötietoja. Edellä mainitun lisäksi työnhakijalla on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista ja oikeus vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Työnhakijalla on siis oikeus:

  • saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
  • saada tutustua tietoihin
  • oikaista tietoja
  • poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
  • rajoittaa tietojen käsittelyä
  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • vastustaa tietojen käsittelyä
  • olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

HR voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Trevian Asset Management Oy voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11. Muutokset tähän henkilörekisteriselosteeseen

Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan

  • lakia yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004),
  • tietosuoja-asetusta (GDPR) (EU) 2016/679,
  • tietosuojadirektiiviä (EU) 2016/680,
  • sähköisen viestinnän tietosuojalakia (516/2004)
  • viranomaisten määräyksiä

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.