VASTUULLISEN HANKINNAN PERIAATTEET

Kiinteistöjen hankinnoista ja niiden jatkuvasta seuraamisesta vastaavat kohteiden kiinteistöpäälliköt ja projektipäälliköt, jotka ylläpitävät osaamistaan ympäristöön ja sosiaalisiin kysymyksiin liittyen kouluttautumalla säännöllisesti oman yrityksensä toimesta.

Yksi tavoitteistamme on lisätä hankintojen läpinäkyvyyttä ja tuoda kiinteistöissä toimiville palveluntuottajille, suunnittelijoille ja urakoitsijoille tietoon meidän vastuulliseen toimintaamme liittyvät periaatteet (Code of Conduct), tällöin voimme olla entistä järjestelmällisempiä riskiarvioinneissa ja arviointeihin perustuvissa toimittaja auditoinneissa. Kiinnitämme huomiota erityisesti ihmisoikeuksiin ja olemme sitoutuneet siihen, että toiminnassamme ja hankintaketjuissamme ei ole pakkotyötä eikä ihmiskauppaa. Edellytämme että palveluntuottajat sitoutuvat meidän periaatteisiimme ja periaatteet ovat osana sopimusta.

Jotta hankintaketjun läpinäkyvyys ja varmistus ketjun vastuullisen hankinnan ohjeista on mahdollista seurata, sallimamme enimmäisketjutuspituus on 2 kertaa.

Sisällytämme tärkeimmät toimittajavaatimukset myös toimittajia sitoviin sopimuksiin. Sopimusrikkomukset tai toistuvat viivästykset saattavat johtaa toimittajasuhteen päättymiseen.

Tilaajavastuulaki

Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (22.12.2006/1233), tuttavallisemmin tilaajavastuulaki, velvoittaa työn tilaajan selvittämään, että hänen sopimuskumppaninsa täyttävät sopimuspuolina ja työnantajina lakisääteiset velvoitteensa. Laki edellyttää tilaajaa pyytämään ja sopimuskumppania toimittamaan tilaajalle enintään kolme (3) kuukautta vanhat tiedot ja selvitykset:

• Selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin, sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin.
• Kaupparekisteriote.
• Selvitys siitä, ettei yrityksellä ole verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetun lain (1346/1999) 20 b §:n 1 momentin 2 kohdassa tarkoitettua verovelkaa taikka viranomaisen antama selvitys verovelan määrästä.
• Todistukset työntekijöiden eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty.
• Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista.
• Selvitys työterveyshuollon järjestämisestä.
• Rakennusalalla lakisääteisen tapaturmavakuutuksen järjestämisestä.

Vastuullinen hankinta – periaatteet

Jos sopimusosapuolena on ulkomainen yritys

Mikäli työntekijän työnantaja tai alihankintasopimuksen osapuoli on ulkomainen yritys, on tilaajavastuulain mukaisia selvityksiä ja todistuksia vastaavat tiedot toimitettava sijoittumismaan lainsäädännön mukaisina rekisteriotteina tai vastaavalla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksyttävällä tavalla.

Ulkomaisen sopimuspuolen on lisäksi toimitettava 1 momentin 1 ja 3 kohdan mukaiset selvitykset, jos sopimuspuolena toimivalla ulkomaisella yrityksellä on yritys- ja yhteisötietolaissa (244/2001) tarkoitettu yritys- ja yhteisötietotunnus. Jos ulkomainen sopimuspuoli lähettää Suomeen työhön lähetetyistä työntekijöistä annetun lain 1 §:n 2 momentin 1 ja 3 kohdassa tarkoitettuja lähetettyjä työntekijöitä (lähetetty työntekijä), tilaajan on selvitettävä työntekijöiden sosiaaliturvan määräytyminen viimeistään ennen tässä laissa tarkoitetun sopimuksen mukaisen työn aloittamista.

Rakentamistoimintaan liittyvän tilaajan selvitysvelvollisuuteen sisältyy 5 §:n 2 momentin lisäksi velvollisuus selvittää, että kaikilla lähetetyillä työntekijöillä on voimassa olevat todistukset työntekijöiden sosiaaliturvan määräytymisestä ennen kuin nämä aloittavat työnteon. (22.5.2015/678)

Kiinteistö- ja projektipäällikön vastuu tilaajavastuulakiin liittyen

Edellytämme kaikilta meidän palveluntuottajiltamme ja urakoitsijoilta kuulumista Vastuu Group palveluun. Mikäli kohteen sijainti ja urakoitsijoiden vähyydestä, johtuen kyseistä toimijaa ei löydy, niin tuossa tapauksessa edellytämme urakoitsijaa toimittamaan tilaajavastuulain alaiset dokumentit ennen töiden tilaamista.

Kiinteistöpäällikön vastuulla on päivittää, ylläpitää ja valvoa kiinteistöosakeyhtiön sopimuskumppanien tilannetta Vastuu Groupin Luotettava kumppani palvelun kautta. Kvartaaleittain kiinteistöpäällikön tulee kvartaaleittain raportoida Trevianille sopimuskumppanien tilanteesta kiinteistökohteittain.

Projektipäällikön vastuulla on Tilaajavastuulain mukaan tarkastaa tiedot ennen urakkasopimuksen alkua. Lisäksi, mikäli sopimus kestää yli 12 kuukautta, tulee tilaajavastuutiedot selvittää uudelleen aina 12 kuukauden välein ja lähettää raportti Trevian yhteyshenkilölle.