ASIAKASTIETO SEKÄ SIDOSRYHMÄREKISTERIN REKISTERISELOSTE (GDPR) JA EVÄSTEKÄYTÄNTÖ

EUROOPAN UNIONIN TIETOSUOJA-ASETUKSEN MUKAINEN REKISTERISELOSTE

Tässä henkilörekisteriselosteessa kuvataan ja tarkennetaan henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet.

Selosteessa muun muassa kuvataan:

  • miten yrityksemme käsittelee asiakastietoja- ja muita sidosryhmiltä saatuja henkilötietoja
  • minkälaisia henkilötietoja keräämme
  • mihin tarkoituksiin voimme käyttää kerättyjä henkilötietoja
  • miten henkilötietoja sisältävät rekisterit ovat suojattu

Päivitetty 04.05.2022

1. Rekisterinpitäjä

Trevian Asset Management Oy (Y-tunnus 2507543-9), Pohjoisesplanadi 35 A, 00100 Helsinki
sähköposti: tietosuoja@trevian.fi
puhelin: +358 10 581 3830

(myöhemmin ”Trevian”, ”Me”, ”Meidän”)

Rekisteristä vastaava:
Daniel Tuori, Markkinointi- ja viestintäjohtaja

Tietosuojavastaava:
Matti Tossavainen

2. Rekisterin nimi

Asiakastieto- ja sidosryhmärekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakkuuksien hoitamisen ja yhteydenpidon tarpeisiin, liiketoiminnan ja palveluiden ja tuotteiden kehittämiseen, analysointiin ja tilastointiin, rekisterinpitäjän julkaisujen, tiedotteiden ja markkinointiviestien lähettämiseen, suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen taikka muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin, mukaan lukien sähköinen suoramarkkinointi. Henkilötietoja voidaan myös käsitellä luokitteluiden, ryhmien tai profiilien luomiseksi sekä markkinoinnin kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun ja/tai rekisteröidyn suostumukseen. Käsittelyn perustuessa oikeutettuun etuun oikeutettuna etuna on rekisterinpitäjän tarve markkinoida tuotteitaan ja palveluitaan tehokkaasti sekä palveluiden kehittäminen.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää henkilöistä seuraavat tunnistetiedot, mikäli henkilö on ne luovuttanut:

  • etu- ja sukunimi
  • titteli, tehtävä ja/tai rooli
  • työnantajayritys
  • osasto
  • toimipaikka, osoite, maa
  • sähköpostiosoite
  • työpuhelin
  • asiakaspalautteet ja yhteydenotot
  • palvelujemme käyttämistä koskevat tiedot, kuten verkkosivuston selailu- ja hakutiedot
  • mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot

ja muut kuvaavat tunnisteet (esim. ”Vuokralainen” tai ”Palveluntuottaja”).

Lisäksi taltioimme seuraavat tiedot: henkilötiedon päivitysajankohdat, yhteydenpito henkilöön Trevian Asset Management Oy:n toimesta, mahdolliset henkilön kanssa Trevianin toimesta tehdyt sopimukset ja sopimusten perustiedot.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri sisältää henkilön itse itsestään ilmoittamia tietoja esimerkiksi sähköpostitse tai muuten. Tämän lisäksi tietoa voidaan kerätä avoimilta verkkosivuilta ja muista avoimista tietokannoista.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta ulkopuoliselle ilman viranomaisen määräystä.

Trevian voi luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tilanteissa:

  • viranomaisille lain näin vaatiessa esimerkiksi erilaisia lakisääteisiä ilmoituksia tehdessä;
  • luotetuille palveluntarjoajille, jotka toimivat Trevianin lukuun ja joilla ei ole itsenäistä oikeutta käyttää heille toimitettuja henkilötietoja. Esimerkiksi IT-tuki ja asiakastyytyväisyyskyselyt ovat ulkoistettuja palveluja.
  • vanhalta palveluntarjoajalta uudelle palveluntarjoajalle jatkuvuuden takaamiseksi palveluntarjoajan vaihtuessa;
  • lainsäädännön vaatiessa, kuten haasteeseen vastaamiseksi tai oikeudenkäyntimenettelyyn liittyen;
  • jos Trevian on mukana sulautumisessa tai liiketoimintakaupassa;
  • kun vilpittömässä mielessä uskomme, että tiedon luovuttaminen on tarpeen oikeuksiemme turvaamiseksi, rikosten tutkimiseksi tai vastataksemme viranomaisten pyyntöihin.
  • lisäksi henkilötietoja voidaan siirtää Trevianin hallinnoimien kiinteistökohteiden välillä, kun Trevian käytännössä käsittelee henkilötietoja muiden yhtymään kuuluvien yritysten puolesta.

7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tiedot taltioidaan käytössä olevista järjestelmistä riippuen Suomessa tai Suomen ulkopuolella, kuitenkin pääsääntöisesti Euroopan talousalueen sisällä järjestelmäpalveluiden tarjoajien tietovarastoissa. Osaa tiedoista saatetaan käsitellä ja taltioida Euroopan talousalueen ulkopuolella Yhdysvalloissa ja Euroopan Unionin tietosuoja-asetuksen vaatimuksia noudattavien toimijoiden järjestelmissä. Trevian varmistaa, että tietojen siirrossa noudatetaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia kuten esimerkiksi EU:n Komission mallisopimuslausekkeita tai EU:n Komission antamaa päätöstä tietosuojan riittävyydestä (”Vastaavuuspäätös”). Henkilötietoja ei myöskään siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ilman rekisteröityjen nimenomaista suostumusta.

8. Tietojen säilytys

Rekisterissä olevia tietoja voidaan säilyttää niin pitkään, kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty, tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät. Tiedot kuitenkin poistetaan välittömästi, jos rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, tai muutoin käyttää oikeuttaan tulla unohdetuksi.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteritiedot kerätään järjestelmiin, joihin tiedon käyttäjillä on erikseen määritellyt käyttöoikeudet. Käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta sekä kirjautumista tietojärjestelmään. Rekisteri on suojattu asianmukaisilla teknisillä toimenpiteillä.

10. Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu tai selvittää, onko hän rekisterissä. Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihinsa;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua;
  • vaatia käsittelyn rajoittamista tai henkilötietojensa poistamista; ja
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn suostumukseen, eikä sille ole muuta perustetta.
  • oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli saada itseä koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytössä olevassa muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.
  • oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (Suomessa) tietosuojavaltuutettu, jos yksilön lakisääteisiä oikeuksia on rikottu.
  • oikeus saada häntä koskevat tiedot poistetuksi ja tulla unohdetuksi.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Osoite: PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
Puhelin: 029 56 66700
s-posti: tietosuoja@om.fi
www-sivut: www.tietosuoja.fi

Henkilön on esitettävä tarkastusoikeutta koskeva pyyntö kirjallisena ilmoittamalla vähintään sekä nimensä että sähköpostiosoitteensa. Asianomaisen tulee tehdä tarkastuspyyntö joko sähköpostitse tai omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä. Tarkastus – ja tietopyyntöjä ei vastaanota puhelimitse, vaan edellytämme aina kirjallista tietojen tarkastuspyyntöä. Tarvittavat ja tilanteenmukaiset toimenpiteet henkilön tunnistamiseksi tehdään ennen selvitystä tai/ja tietojen luovuttamista rekisteröidylle.

TREVIAN.FI EVÄSTEKÄYTÄNTÖ

Käytämme sivustolla evästeitä mahdollistaaksemme turvallisen, tehokkaan ja käyttäjäystävällisen kokemuksen. Halutessasi voit muuttaa omia evästeasetuksiasi ja estää joitain evästeitä selaimesi asetuksista. Huomioithan kuitenkin, että evästeiden rajoittaminen voi rajoittaa sivuston käyttöä ja verkossa tarjottavia palveluita.

Mitä evästeet ovat?

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joiden avulla sivustomme muistaa esimerkiksi työkaluja käyttäessäsi, mitä tietoja olet aiempiin vaiheisiin kirjoittanut. Lisäksi käytämme evästeitä mm. sivujemme tilastointiin ja seurantaan, jotta pystymme kehittämään niitä edelleen paremmiksi. Lisätietoja evästeiden käytöstä voit lukea käyttöehdoistamme. Lisätietoja evästeistä: https://www.kyberturvallisuuskeskus.fi/fi/toimintamme/saantely-ja-valvonta/evasteet.

Sivuillamme käytetään evästeitä neljään tarkoitukseen:

  1. Välttämättömät evästeet: minimivaatimuksia sivuston toiminnan varmistamiseksi.
  2. Sivustoa parantavat evästeet: tarpeellisia sivuston selailukokemuksen parantamiseksi. Seuraamme esimerkiksi millä sivuilla kävijät viettävät aikaa. Tietoja käytetään sivuston toiminnan analysointiin ja sivuston kehittämiseen.
  3. Toiminnalliset evästeet: Käytämme tällaisia evästeitä tiettyjen sivuston toiminnallisuuksien mahdollistamiseksi.
  4. Sosiaalinen media ja mainonta: sallivat kolmannen osapuolen käyttää sivustollamme kerättyjä tietoja mainontaan.

Haluatko estää evästeet?

EU-direktiivi sallii sivuston toiminnan kannalta välttämättömät evästeet ja niitä ei voi poistaa käytöstä, mutta voit halutessasi rajoittaa muita evästeitä selaimesi asetuksista.

Trevianin ylläpitämät sivut sosiaalisessa mediassa

Trevian ylläpitää useita sivuja sosiaalisessa mediassa mm. LinkedIn:ssä, Facebookissa, Twitterissä, Instagramissa ja YouTubessa. Jos tykkäät jostain Trevianin sosiaalisen median sivusta, kommentoit postausta tai olet muutoin vuorovaikutuksessa jonkin Trevianin sosiaalisen median sivujen kanssa, saamme kaikille niiden käyttäjille näkyviä julkisia profiilitietojasi, kuten tiedot käyttäjänimestäsi, ja profiilikuvastasi.

Käsittelemme tietoja mm. kertoaksemme hallinnoimistamme kohteista, palveluista, tapahtumista, toteuttaaksemme markkinointikampanjoita, vastaanottaaksemme palautetta, ostaaksemme mainontaa sosiaalisessa mediassa sekä mitataksemme mainontamme toimivuutta. Mikäli olet antanut sosiaalisen median sivulla palautetta, ottanut yhteyttä tai tehnyt reklamaation, voimme ohjata yhteydenoton, palautteen tai reklamaation käsittelyn näiden ulkopuolelle, jolloin käsittelemme tietojasi samalla tavoin kuin muutoinkin asiakaspalvelutilanteissa.

Saamme sosiaalisen median sivuiltamme myös kävijätietoja, jotka sosiaalisen median palveluntarjoajat ovat keränneet käyttäjien vieraillessa Trevianin sivuilla tai vuorovaikuttaessa näiden sivujen tai niiden sisällön kanssa. Tällaiset kootut tilastotiedot auttavat meitä ymmärtämään, miten käyttäjät ovat yhteydessä Trevianiin sen sosiaalisen median sivuilla.

Trevian käsittelee sosiaalisen median sivujensa tietoja oikeutetun edun perusteella.

Facebook ja Instagram

Meta Platforms Ireland Limited (”Meta”) ja Trevian ovat soveltuvin osin yhteisrekisterinpitäjiä Facebook- ja Instagram-sivujen kävijätietojen osalta.  Meta on pääasiallisesti vastuussa tietosuojalainsäädännön noudattamisesta sekä tietoturvan ja rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta. Meta käsittelee henkilötietoja omien tietosuojaperiaatteidensa mukaisesti, emmekä voi vaikuttaa käsittelyyn. Lisätietoa Metan henkilötietojenkäsittelystä Facebookissa www.facebook.com/privacy/ ja Instagramissa https://fi-fi.facebook.com/help/instagram/155833707900388.  Voit hallinnoida omia Facebookin ja/tai Instagramin tietosuoja-asetuksia Facebookissa. Trevian vastaa Facebook- ja Instagram-sivujensa sisältöjen käsittelystä. Jos haluat käyttää Trevianin Facebook- ja Instagram-sivujen kävijätietoihin liittyviä tietosuojaoikeuksiasi, voit olla yhteydessä näihin. Lisätietoa yhteisrekisterinpitäjyydestä ja käsittelystä on saatavilla Facebookissa osoitteessa: https://www.facebook.com/legal/controller_addendum.

LinkedIn

LinkedIn Ireland Unlimited Company ja Trevian ovat soveltuvin osin yhteisrekisterinpitäjiä Trevianin ylläpitämien LinkedIn-sivujen kävijä- ja henkilötietojen osalta. LinkedIn on pääasiallisesti vastuussa tietosuojalainsäädännön noudattamisesta sekä tietoturvan ja rekisteröidyn oikeuksien noudattamisesta, emmekä me voi vaikuttaa käsittelyyn. Lisätietoa LinkedInin käsittelytoimista on osoitteessa: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy. Voit hallinnoida omia LinkedIn:n tietosuoja-asetuksia LinkedIn:ssä. Trevian vastaa LinkedIn-sivujensa sisältöjen käsittelystä. Jos haluat käyttää Trevianin LinkedIn-sivujen kävijätietoihin liittyviä tietosuojaoikeuksiasi, voit olla yhteydessä LinkedIn:iin. Lisätietoa yhteisrekisterinpitäjyydestä ja käsittelystä on saatavilla Linkedin:ssä osoitteessa: https://www.linkedin.com/help/linkedin/answer/124838.

Twitter

Twitter International Company ja Trevian ovat soveltuvin osin yhteisrekisterinpitäjiä Trevianin ylläpitämien Twitter-sivujen kävijä- ja henkilötietojen osalta. Twitter on pääasiallisesti vastuussa tietosuojalainsäädännön noudattamisesta sekä tietoturvan ja rekisteröidyn oikeuksien noudattamisesta, emmekä me voi vaikuttaa käsittelyyn. Lisätietoa Twitterin käsittelytoimista on osoitteessa: https://twitter.com/en/privacy. Voit hallinnoida omia Twitterin tietosuoja-asetuksia Twitterissä. Trevian vastaa Twitter-sivujensa sisältöjen käsittelystä. Jos haluat käyttää Trevianin Twitter-sivujen kävijätietoihin liittyviä tietosuojaoikeuksiasi, voit olla yhteydessä Twitteriin. Lisätietoa yhteisrekisterinpitäjyydestä ja käsittelystä on saatavilla Twitterissä osoitteessa: https://gdpr.twitter.com/en/controller-to-controller-transfers.html.

YouTube

Google Ireland Limited ja Trevian ovat soveltuvin osin yhteisrekisterinpitäjiä Trevianin ylläpitämien YouTube-sivujen kävijä- ja henkilötietojen osalta. Google on pääasiallisesti vastuussa tietosuojalainsäädännön noudattamisesta sekä tietoturvan ja rekisteröidyn oikeuksien noudattamisesta, emmekä me voi vaikuttaa käsittelyyn. Lisätietoa Googlen käsittelytoimista on osoitteessa: https://policies.google.com/privacy?hl=fi. Voit hallinnoida omia Googlen tietosuoja-asetuksia Googlessa. Trevian vastaa YouTube-sivujen sisältöjensa käsittelystä. Jos haluat käyttää YouTube-sivujen kävijätietoihin liittyviä tietosuojaoikeuksiasi, voit olla yhteydessä Googleen.Lisätietoa yhteisrekisterinpitäjyydestä ja käsittelystä on saatavilla Googlessa osoitteessa: https://privacy.google.com/businesses/gdprcontrollerterms/.

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.