YLEISOHJEET RAHANPESUN JA TERRORISMIN RAHOITTAMISEN ESTÄMISEKSI
Noudatamme voimassa olevaa lainsäädäntöä estääksemme palveluidemme mahdollista käyttämistä rahanpesuun tai terrorismin rahoittamiseen. Trevian Asset Management Oy:n yleisohjeiden tarkoituksena on auttaa Trevian Asset Management Oy:n henkilöstöä rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämiseen liittyvien käytännön ja hallinnollisten kysymysten yhteydessä. Yleisohjeita on täydennetty sisäisillä toimintaohjeilla koskien asiakkaan tunnistautumista ja tuntemista sekä riskiarvioita (KYC -prosessi).
Rahanpesulla tarkoitetaan toimintaa, jossa rikollisesta tai laittomasta alkuperästä olevat varat pyritään kierrättämään laillisen maksujärjestelmän läpi varojen tosiasiallisen luonteen, alkuperän tai omistajien peittämiseksi. Terrorismin rahoittamisella tarkoitetaan laillista tai laitonta alkuperää olevien varojen hankkimista tai keräämistä terroristiseen tarkoitukseen.
Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevassa laissa (jäljempänä rahanpesulaki, 444/2017) säädetään rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä, edistetään rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen paljastamista ja selvittämistä sekä tehostetaan rikoksen tuottaman hyödyn jäljittämistä ja takaisinsaantia. Kansallinen lainsäädäntö perustuu rahanpesudirektiiveihin sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen vastaisen toimintaryhmän (FATF) voimassa oleviin suosituksiin.
Yleisohjeet rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi ja asiakkaan tunnistamiseksi hyväksytään Trevian Asset Management Oy:n hallituksessa vuosittain.
Asiakkaan tunteminen ja tunnistaminen
Finanssialan toimijana Trevian Asset Management Oy:llä on lakisääteinen velvollisuus tunnistaa ja tuntea asiakkaansa. Yhtiöllä tulee olla asiakkaistaan ajantasaiset tiedot ja lisäksi riittävät tiedot muun muassa asiakkaan toiminnasta, taloudellisesta asemasta, palvelujen käyttötarkoituksesta ja varojen alkuperästä. Lainsäädäntö velvoittaa myös yhtiön tietämään, missä maassa/maissa asiakas on yleisesti verovelvollinen ja onko asiakas poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö (PEP) tai tällaisen henkilön perheenjäsen tai läheinen yhtiökumppani.
Trevian Asset Management Oy:n asiakkaita ovat sen kiinteistövarainhoidon palveluja ostavat tahot ja kiinteistöjen ostajat sekä myyjät. Vuokralaisia ei voida pitää suoraan Trevian Asset Management Oy:n asiakkaana, mutta he ovat vuokranantajan / päämiehen asiakkaita. Trevian Asset Management Oy edustaa vuokranantajaa ja on siten vuokrausehdotusten päätösten valmisteluvastuussa, jolloin asiakkaan tunnistaminen ja tunteminen oletetaan tehdyksi rahanpesulain edellyttämällä tavalla.
Asiakkaan tunnistamiseksi ja tuntemiseksi koko sopimussuhteen ajaksi Trevianilla on käytössään tietoturvallinen ja automatisoitu DOKS® -palvelu. Palvelun kautta tapahtuu asiakkaan tunnistaminen, rahanpesulain mukaisten asiakas- ja edunsaajatietojen kerääminen ja ylläpitäminen asiakassuhteen aikana sekä asiakkaiden tietojen automaattinen peilaus Suomen, EU:n, YK:n ja USA:n pakotelistoihin. DOKS® -palvelua käyttävät Trevian Asset Management Oy:n nimetyt KYC-vastaavat.
Selonotto- ja ilmoitusvelvollisuus
Trevian Asset Management Oy on sitoutunut seuraamaan asiakassuhteiden kehitystä ja palvelujen käyttöä osana liiketoiminnan riskien valvonnan järjestämistä. Asiakkaan varojen alkuperä ja varojen käyttötarkoitus pyritään selvittämään lisäselvityksin, jos a) liiketoimi poikkeaa tavanomaisesta suuruudeltaan tai rakenteeltaan b) liiketoimella ei ole ilmeistä taloudellista tarkoitusta c) liiketoimi ei sovi yhteen asiakkaan taloudellisen tilanteen tai liiketoimen kanssa.
Tavanomaisesta poikkeavat tai epäilyttävät liiketoimet ilmoitetaan esimiehelle, liiketoimintajohtajalla tai CCO:lle, jonka jälkeen tehdään ilmoitus Keskusrikospoliisin yhteydessä toimivalle rahanpesun selvittelykeskukselle: https://ilmoitus.rahanpesu.fi/Home
Toimeksiantoihin ja asiakassuhteisiin liittyvät riskit
Kiinteän omaisuuden ostaminen ja myyminen katsotaan yleisesti riskialttiiksi toimialaksi rahanpesun näkökulmasta. Riskitilanteita voi syntyä kiinteistöjen myymiseen ja ostamiseen sekä kiinteistöjen käyttöön liittyvissä järjestelyissä. Riskitilanteen voi aiheuttaa myös kiinteistön vuokralainen, joka harjoittaa Trevian Asset Management Oy:n hallinnoimassa kiinteistössä sellaista toimintaa, joka joko itsessään on rikollista, tai jota harjoitetaan muualla tehdyistä rikoksista saatujen varojen avulla.
Trevian Asset Management Oy:n asiakkaina on kotimaisten toimijoiden lisäksi myös merkittävä määrä ulkomaisia asiakasyrityksiä. Ulkomaiset asiakkaat katsotaan yleisesti kohonneen riskin asiakasryhmiksi. Yhtiön ulkomaiset asiakasyritykset ovat pääosin kansainvälisesti tunnettuja suuria globaaleja yrityksiä, mikä puolestaan vähentää väärinkäytösten riskiä.
Mikäli asiakas on kytköksissä EU:n tai YK:n pakotelistoilla oleviin tahoihin, taikka maihin, joihin komissio on katsonut liittyvän korkea rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen riski, arvioidaan asiakassuhteen perustamista tai jatkamista arvioitava kriittisesti ja tapauskohtaisesti.
Kaikkien riskien minimoimiseksi Trevian Asset Management Oy noudattaa tinkimättömästi sisäisen 1KYC-prosessin toimintaohjeita ja menettelytapoja jokaisessa perustamassaan asiakassuhteessa, vaikkakin tietyt olosuhteet voivat viitata normaalia alempaan väärinkäytösten riskiin. Riskiarvio tehdään asiakassuhdetta perustettaessa ja sitä päivitetään tarvittaessa asiakassuhteen aikana. Riskiarvio laaditaan ja sitä ylläpidetään DOKS® -palvelussa.
Hyvän maineen ja luottamuksen ylläpitämiseksi on ratkaisevaa varmistaa, että Trevian Asset Management Oy:ta ei käytetä hyväksi laittomasti saatujen varojen pesemisessä taikka muutoin laittoman toiminnan mahdollistamisessa.
Sisäisten toimintaohjeiden koulutus
Huolehdimme, että Trevianin palveluksessa olevat työntekijät saavat jo perehdytysvaiheessa koulutuksen rahanpesulain ja sen nojalla annettujen säännösten noudattamisen varmistamiseksi. Koulutus on säännöllistä ja tietoja päivitetään. Trevian Asset Management Oy:ssa rahanpesulain ja sen nojalla annettujen säännösten noudattamisesta ja sisäisestä valvonnasta vastaa tehtävään nimetty Chief Compliance Officer (CCO).
Hyväksytty Trevian Asset Management Oy:n hallituksessa 28.2.2024.