Euroopan Unionin tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteriseloste
Tässä henkilörekisteriselosteessa kuvataan ja tarkennetaan henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet.
Selosteessa muun muassa kuvataan:
miten yrityksemme käsittelee asiakastietoja- ja muita sidosryhmiltä saatuja henkilötietoja.
minkälaisia henkilötietoja keräämme.
mihin tarkoituksiin voimme käyttää kerättyjä henkilötietoja.
miten henkilötietoja sisältävät rekisterit ovat suojattu.
Laatimispäivä 25.5.2018
1. Rekisterinpitäjä
Trevian Asset Management Oy (Y-tunnus 2507543-9)
Yhteystaho rekisteriä koskevissa asioissa:
Trevian Asset Management Oy
Osoite: Pohjoisesplanadi 35 aA, 4.krs., 00100 Helsinki
Sähköposti: info@trevian.fi
Puhelin: Trevian info puh. 010 581 3830
2. Rekisterin nimi
Asiakastieto- ja sidosryhmärekisteri
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Asiakkaista, palveluntuottajista ja muista sidosryhmän tahoista kerätään tietoa. Tietojen avulla kehitämme muun muassa asiakaspalvelumme laatua, palvelutarjontaamme sekä markkinointia.
4. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää henkilöistä seuraavat tunnistetiedot, mikäli henkilö on ne luovuttanut:
Asiakkaan nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä titteli ja muut kuvaavat tunnisteet (esim. ”Vuokralainen” tai ”Palveluntuottaja”).
Lisäksi taltioimme seuraavat tiedot: henkilötiedon päivitysajankohdat, yhteydenpito henkilöön Trevian Asset Management Oy:n toimesta, mahdolliset henkilön kanssa Trevianin toimesta tehdyt sopimukset ja sopimusten perustiedot.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteri sisältää henkilön itse itsestään ilmoittamia tietoja esimerkiksi sähköpostitse tai muuten. Tämän lisäksi tietoa voidaan kerätä avoimilta verkkosivuilta ja muista avoimista tietokannoista.
6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta ulkopuoliselle ilman viranomaisen määräystä.
7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tiedot taltioidaan käytössä olevista järjestelmistä riippuen Suomessa tai Suomen ulkopuolella, kuitenkin pääsääntöisesti Euroopan talousalueen sisällä järjestelmäpalveluiden tarjoajien tietovarastoissa.
Osaa tiedoista saatetaan käsitellä ja taltioida Euroopan talousalueen ulkopuolella Yhdysvalloissa Privacy Shield – sertifioitujen ja Euroopan Unionin tietosuoja-asetuksen vaatimuksia noudattavien toimijoiden järjestelmissä.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteritiedot kerätään järjestelmiin, joihin tiedon käyttäjillä on erikseen määritellyt käyttöoikeudet. Käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta sekä kirjautumista tietojärjestelmään. Rekisteri on suojattu asianmukaisilla teknisillä toimenpiteillä.
9. Tarkastusoikeus
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu tai selvittää, onko hän rekisterissä.
Henkilön on esitettävä tarkastusoikeutta koskeva pyyntö kirjallisena ilmoittamalla vähintään sekä nimensä että sähköpostiosoitteensa. Asianomaisen tulee tehdä tarkastuspyyntö joko sähköpostitse tai omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä. Tarkastus – ja tietopyyntöjä ei vastaanota puhelimitse, vaan edellytämme aina kirjallista tietojen tarkastuspyyntöä.
Tarvittavat ja tilanteenmukaiset toimenpiteet henkilön tunnistamiseksi tehdään ennen selvitystä tai/ja tietojen luovuttamista rekisteröidylle.