Trevian Asset Management Oy – Eettisen ilmoituskanavan eli Whistleblower-kanavan tietosuojaseloste
Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Trevian Asset Management Oy käsittelee henkilötietoja eettisen ilmoituskanavan eli Whistleblower-kanavan yhteydessä.
1. Rekisterin pitäjä
Trevian Asset Management Oy
Y-tunnus 2507543-9
Erottajankatu 2, 3. krs. 00120 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@trevian.fi
Puhelin: +358 10 581 3830
Jäljempänä ”Trevian”.
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Kim Särs, Chief Compliance Officer
2. Rekisterin nimi
Eettinen ilmoituskanava eli Whistleblower-kanava (jäljempänä ”ilmoituskanava”)
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Henkilötietoja käsitellään ilmoituskanavan kautta vastaanotettujen ilmoitusten vastaanottamiseksi, ilmoitusten paikkansapitävyyden arvioimiseksi, tarpeellisten selvitysten ja jatkotoimien toteuttamiseksi sekä ilmoitusten käsittelyn dokumentoimiseksi.
Ilmoituskanavan tarkoituksena on mahdollistaa epäiltyjen lain, sisäisten sääntöjen tai eettisten periaatteiden vastaisten tekojen ja laiminlyöntien turvallinen ja luottamuksellinen ilmoittaminen sekä väärinkäytösten ehkäiseminen, havaitseminen ja selvittäminen.
Käsittelyn oikeusperusteena on tilanteen mukaan:
– Trevianin lakisääteisen velvoitteen noudattaminen, erityisesti ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvien ilmoitusten käsittelyssä
– Trevianin oikeutettu etu selvittää ja ehkäistä lain, sisäisten sääntöjen ja eettisten periaatteiden vastaista toimintaa siltä osin kuin käsittely ei perustu lakisääteiseen velvoitteeseen
– oikeudellisten vaateiden laatiminen, esittäminen tai puolustaminen.
Ilmoituksen tekeminen ei edellytä ilmoittajan henkilöllisyyden ilmoittamista. Jos ilmoittaja antaa henkilötietonsa, niitä käsitellään tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Ilmoituskanavassa voidaan käsitellä muun muassa seuraavia tietoja:
– ilmoittajan nimi, yhteystiedot ja asema, jos ilmoittaja antaa nämä tiedot
– ilmoituksen kohteena olevan henkilön tai muiden asiaan liittyvien henkilöiden nimi, asema, yhteystiedot ja muut yksilöintitiedot
– ilmoituksen sisältö, tapahtumankuvaus, ajankohta, paikka ja ilmoitukseen liittyvät asiakirjat tai muu aineisto
– tiedot epäillystä teosta tai laiminlyönnistä sekä asian selvittämisen aikana saadut tiedot
– ilmoituksen käsittelyä, yhteydenpitoa, selvitystoimia, johtopäätöksiä ja jatkotoimia koskevat tiedot
– ilmoituksen käsittelijöitä koskevat käyttö- ja lokitiedot, kuten käyttäjätunnus ja käsittelyajankohta
– ilmoituskanavan tekniset loki- ja tietoturvatiedot palvelun toteutuksen mukaisesti.
Ilmoitus voi sisältää erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja tai rikostuomioita ja rikkomuksia koskevia tietoja. Tällaisia tietoja käsitellään vain, jos käsittely on asian selvittämiseksi välttämätöntä ja käsittelylle on sovellettavan lainsäädännön mukainen peruste. Selvästi tarpeettomat henkilötiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.
5. Henkilötietojen tietolähteet
Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti ilmoittajalta ja ilmoituksen mukana toimitetusta aineistosta. Asian selvittämisen aikana tietoja voidaan saada myös ilmoituksen kohteelta, asianosaisilta, todistajilta, Trevianin järjestelmistä ja asiakirjoista, palveluntarjoajilta, viranomaisilta sekä muista lainmukaisista lähteistä siinä laajuudessa kuin se on asian selvittämiseksi tarpeen.
6. Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutukset
Ilmoituksia käsittelevät vain Trevianin erikseen nimeämät, tehtävään valtuutetut ja salassapitovelvolliset henkilöt. Trevianin nykyisten sisäisten ohjeiden mukaan käsittelystä vastaa nimetty Compliance-tiimi.
Ilmoituskanavan teknisenä palveluntarjoajana toimii Suomen Tunnistetieto Oy, joka käsittelee henkilötietoja Trevianin lukuun kirjallisen sopimuksen ja Trevianin ohjeiden mukaisesti.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen ja lainmukaista, esimerkiksi:
– toimivaltaisille viranomaisille, tuomioistuimille tai esitutkintaviranomaisille
– ulkoisille oikeudellisille neuvonantajille, tilintarkastajille tai muille asiantuntijoille asian selvittämiseksi
– muille tahoille, jos luovutus perustuu lakiin tai on tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Ilmoittajan ja ilmoituksen kohteen henkilöllisyyttä sekä muita henkilöllisyyden suoraan tai välillisesti paljastavia tietoja suojataan ilmoittajansuojelulain ja muun sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.
7. Tietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen alueella. Jos tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, Trevian varmistaa siirron lainmukaisuuden käyttämällä soveltuvaa tietosuoja-asetuksen mukaista siirtoperustetta ja tarvittavia suojatoimia, kuten Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä, Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita ja tarvittaessa täydentäviä suojatoimia.
8. Henkilötietojen suojaaminen, luottamuksellisuus ja tietoturva
Ilmoitukset ja niihin liittyvät henkilötiedot käsitellään luottamuksellisesti. Pääsy tietoihin on rajattu vain ilmoitusten käsittelyyn nimetyille henkilöille. Käyttöoikeudet ovat henkilökohtaisia ja tehtäväperusteisia.
Tietoja suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä, kuten käyttöoikeuksien hallinnalla, tunnistautumisella, salauksella, lokituksella, varmuuskopioinnilla, tietoturvapäivityksillä sekä käsittelijöiden ohjeistuksella. Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus.
Ilmoittajan henkilöllisyyttä ei ilmaista ilman ilmoittajan nimenomaista suostumusta muille kuin ilmoituksen vastaanottamisesta ja jatkotoimista vastaaville valtuutetuille henkilöille, ellei tiedon ilmaiseminen perustu lain mukaiseen välttämättömään velvoitteeseen. Jos henkilöllisyys on lain nojalla ilmaistava, ilmoittajalle annetaan tästä ennakolta tieto ja kirjallinen selvitys ilmaisemisen perusteista, jollei tällainen tieto vaaranna asiaan liittyvää tutkintaa tai oikeudenkäyntiä.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Ilmoitus ja siihen liittyvät henkilötiedot poistetaan viiden (5) vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, jollei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä ilmoittajansuojelulaissa tai muussa laissa säädettyjen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Henkilötiedot, joilla ei ole selvästi merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä. Säilytyksen tarpeellisuutta arvioidaan asian käsittelyn aikana ja sen päätyttyä.
10. Rekisteröidyn informointi
Ilmoittajalle annetaan henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot ilmoituksen tekemisen yhteydessä. Ilmoituksen kohteelle ja muille henkilöille, joiden tietoja käsitellään, annetaan tietosuoja-asetuksen edellyttämät tiedot soveltuvassa vaiheessa.
Informointia voidaan lykätä tai rajoittaa, jos tietojen antaminen vaarantaisi ilmoituksen selvittämisen, tutkinnan, todisteiden säilymisen, ilmoittajan henkilöllisyyden suojan tai muiden henkilöiden oikeudet taikka jos rajoittamiselle on muu lainsäädännön mukainen peruste.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:
– saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä ja pääsy omiin henkilötietoihinsa
– pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
– pyytää henkilötietojen poistamista silloin, kun poistamisen edellytykset täyttyvät
– pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
– vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella
– tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.
Oikeudet eivät ole kaikissa tilanteissa ehdottomia. Niitä voidaan rajoittaa ilmoittajansuojelulain, tietosuojalain tai muun sovellettavan lainsäädännön perusteella esimerkiksi ilmoituksen selvittämisen, ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamisen tai muiden henkilöiden oikeuksien turvaamiseksi. Oikeutta tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen ei yleensä sovelleta, kun käsittely ei perustu suostumukseen tai sopimukseen.
Oikeuksia koskevat pyynnöt voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@trevian.fi. Trevian voi pyytää lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi. Pyyntöihin vastataan tietosuojalainsäädännön mukaisessa määräajassa.
12. Automaattinen päätöksenteko
Ilmoitusten käsittelyssä ei tehdä yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.
13. Oikeus tehdä valitus
Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800
00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Verkkosivusto: tietosuoja.fi
14. Sovellettava lainsäädäntö ja selosteen päivittäminen
Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan erityisesti:
– Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679
– tietosuojalakia (1050/2018)
– lakia Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (1171/2022)
– lakia yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) soveltuvin osin
– muuta ilmoitusten käsittelyyn ja henkilötietojen suojaan kulloinkin sovellettavaa lainsäädäntöä.
Trevian voi päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi lainsäädännön, viranomaisohjeiden, ilmoituskanavan, palveluntarjoajien tai käsittelykäytäntöjen muuttuessa. Ajantasainen versio julkaistaan Trevianin verkkosivustolla tai ilmoituskanavan yhteydessä
Whistleblower-kanavan tietosuojaseloste | Päivitetty 13.8.2026