EETTISEN ILMOITUSKANAVA ELI WHISTLEBLOWER-KANAVAN TIETOSUOJASELOSTE

Päivitetty 30.06.2022 

1. Rekisterinpitäjä  

Trevian Asset Management Oy (Y-tunnus 2507543-9) (“Trevian”) 

Pohjoisesplanadi 35 aA, 4 krs.  

00100 Helsinki 

Sähköposti: tietosuoja@trevian.fi 

Puhelin: +358 10 581 3830 

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:  

Kim Särs, Chief Compliance Officer 

Tietosuojavastaava 

Matti Tossavainen 

2. Rekisterin nimi  

Eettinen ilmoituskanava eli Whistleblower-kanava (”Whistleblower-kanava”). 

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste 

Trevianin Whistleblower-kanavan kautta tulleiden ilmoitusten käsittely. Ilmoituskanavan tarkoitus on varmistaa, että rekisterinpitäjän toiminnassa noudatetaan hyvän hallintotavan periaatteita ja varmistetaan asianmukaiset toimintatavat liittyen taloudelliseen turvallisuuteen ja erityisesti petosten ja väärinkäytösten estämiseen. Whistleblower-kanavan kautta kaikki Trevianin työntekijät ja ulkoiset sidosryhmät voivat ilmoittaa nimettömänä väärinkäytösepäilystään. 

Käsittelyn oikeusperusta: 

Henkilötietojen käsittelyn laillinen peruste on rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttaminen ja hyvän hallintotavan (esim. sääntöjen ja lakien noudattaminen) edistäminen ja ylläpitäminen. Henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella vain siinä tapauksessa, että suoritetun intressipunninnan tuloksena on todettu, etteivät rekisteröidyn oikeudet ja vapaudet syrjäytä Trevianin oikeutettua etua. 

4. Rekisterin tietosisältö 

Rekisteri on anonyymi, joten ilmoituksen jättäjästä ei oletuksena jää muuta tietoa kuin mitä www-palvelin tallentaa normaalia access-lokia. Tähän lokiin jää IP-osoite, aika ja käytetty internet-selain 

Rekisteri sisältää: 

  • Ilmoittajan nimi ja yhteystiedot (mikäli ilmoittaja on ne antanut) 
  • Ilmoituksen kohdetta/kohteita koskevat yksilöintitiedot (siinä laajuudessa kuin ne on annettu) 
  • Ilmoituksesta esiin tulleet tiedot epäillystä ilmoituksen kohdehenkilöstä/-henkilöistä ja tämän lain- tai eettisten periaatteiden vastaisesta toiminnasta 
  • Ilmoituksen käsittelijästä jää audit logiin merkintä käyttäjä-id:stä. 

5. Säännönmukaiset tietolähteet  

Rekisteri sisältää henkilön itse itsestään ilmoittamia tietoja. Lisäksi rekisterinpitäjä voi kerätä tapauksen tutkinnan aikana ilmoitukseen liittyviä välttämättömiä tietoja asianosaisilta sekä tapahtumiin liittyviltä henkilöiltä ja tahoilta.  

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset  

Tietoja käsitellään rajatun käsittelijäjoukon sisällä Trevianissa. Rekisterin tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Tietojen luovuttamisessa noudatetaan lakeja ja asetuksia sekä viranomaisten antamia ohjeita.  

7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle  

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman asianosaisten suostumusta. 

8. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva 

Asianosaisten henkilöllisyyttä ja muita heitä koskevia tietoja ei paljasteta ulkopuolisille kuin siinä laajuudessa, mikä on asian riittävän selvittämistyön kannalta välttämätöntä. Ilmoittajan henkilöllisyys (mikäli ilmoittaja on sen tiedon antanut) pidetään salattuna niin pitkälle kuin asian selvittämiseksi mahdollista. 

Henkilötietoihin pääsevät ja niitä käsittelevät ne rekisterinpitäjän nimeämät työntekijät, jotka osana työtehtäviään käsittelevät ilmoituksia ja tutkivat tapahtumia. Tiedot on suojattu teknisesti ja fyysisesti siten, ettei ulkopuolisilla ole niihin pääsyä. Ilmoituskanavan käyttöoikeudet on rajattu nimetyille muutamalle henkilöille. Rekisterinpitäjän henkilöstö on sitoutunut salassapitovelvoitteisiin. Lisäksi työntekijät ovat sitoutuneet noudattamaan sisäisiä tietoturvaohjeita. 

Rekisterinpitäjän käytössä olevaa Whistleblower-kanavaa ylläpitää ulkopuolinen palveluntarjoaja (Suomen Tunnistetieto Oy). Rekisterinpitäjä on varmistanut sopimuksella, että palveluntarjoaja käsittelee Whistleblower-kanavan kautta saatuja henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti. 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille, esimerkiksi viranomaisille tai ulkopuolisille tarkastajille, lakiin perustuen. 

9. Henkilötietojen säilytysaika 

Säilytämme tietoja niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja jossa tarkoituksessa niitä käsitellään, tai niin kauan kuin laki ja säännökset edellyttävät. 

10. Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin tietoihinsa ja oikeus tarkastaa häntä koskevat rekisterissä olevat tiedot. Rekisteröity voi lähettää tarkastus- tai korjauspyynnön kirjallisesti Trevianille.  

Rekisterinpitäjä voi omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn pyynnöstä täydentää, korjata tai poistaa epätäydellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita henkilötietoja. Edellä mainitun lisäksi Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista ja oikeus vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.  

Rekisteröidyllä on siis oikeus: 

  • saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä 
  • saada tutustua tietoihin 
  • oikaista tietoja 
  • poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi 
  • rajoittaa tietojen käsittelyä 
  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen 
  • vastustaa tietojen käsittelyä 
  • olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi 

Trevian voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Trevian voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. 

11. Muutokset tähän henkilörekisteriselosteeseen 

Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan 

  • lakia yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004),  
  • EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) (EU) 2016/679, 
  • tietosuojadirektiiviä (EU) 2016/680, 
  • sähköisen viestinnän tietosuojalakia (516/2004)  
  • viranomaisten määräyksiä 

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.