Trevian Asset Management Oy – Tietosuojapolitiikka
Tämä tietosuojapolitiikka linjaa Trevian Asset Management Oy:n tietosuojan päämäärän, vastuut ja organisoinnin. Politiikka toimii perustana menettelyille ja ohjeille, joilla varmistetaan henkilötietojen lainmukainen ja vastuullinen käsittely osana yhtiön toimintaa. Tietosuoja on kiinteässä yhteydessä tietoturvaan, jota ohjataan erillisellä tietoturvapolitiikalla. Luottamus, läpinäkyvyys ja vastuullisuus ohjaavat henkilötietojen käsittelyä kaikissa yhtiön prosesseissa.
1. Tietosuojapolitiikan päämäärä
Politiikan tavoitteena on määrittää periaatteet ja toimintatavat, joilla henkilötietojen käsittely toteutetaan lainmukaisesti, turvallisesti ja eettisesti. Tietosuoja on olennainen osa riskienhallintaa ja vastuullisuusjohtamista. Käsittely perustuu selkeään tarkoitukseen, tietoja kerätään vain tarpeellinen määrä ja rekisteröityjen oikeudet toteutuvat läpinäkyvästi.
2. Henkilötietojen suojaa koskevat periaatteet
Henkilötietoja käsitellään ennalta määriteltyihin ja perusteltuihin käyttötarkoituksiin. Käsittely on lainmukaista ja läpinäkyvää, ja tietoja säilytetään vain niin kauan kuin niiden käyttötarkoitus edellyttää. Tietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta huolehditaan, ja rekisteröidyillä on oikeus saada tietoa käsittelystä ja käyttää lain mukaisia oikeuksiaan.
Käytännön soveltaminen:
– Tarkoitussidonnaisuus ja minimointi: kerätään vain oleellinen, poistetaan kun peruste päättyy.
– Oikeellisuus ja ajantasaisuus: päivitetään luotettavista lähteistä, oikaistaan pyynnöstä.
– Läpinäkyvyys ja oikeudet: informoidaan selkeästi, mahdollistetaan tarkastus, oikaisu ja poisto.
3. Tietosuojan turvaaminen
Tietosuojan varmistaminen perustuu riskilähtöiseen toimintatapaan, jossa henkilötietojen käsittely arvioidaan osana suunnittelua ja jatkuvaa riskienhallintaa. Arvioinnin tulokset ohjaavat teknisiä ja organisatorisia suojatoimia. Sopimuksilla varmistetaan, että henkilötietojen suoja ja rekisteröityjen oikeudet toteutuvat myös ulkopuolisten palveluntarjoajien kanssa. Henkilöstön osaamista kehitetään perehdytyksellä, koulutuksella ja ajantasaisella ohjeistuksella.
4. Kaksoisolennaisuus tietosuojassa
Tietosuoja sisältyy yhtiön kaksoisolennaisuusanalyysiin osana vastuullisuus- ja
riskienhallintakehikkoa. Arvioinnissa tarkastellaan sekä tietosuojan merkitystä liiketoiminnan jatkuvuuden, sääntelyn ja maineen näkökulmasta että henkilötietojen käsittelyn vaikutuksia rekisteröityihin ja sidosryhmiin. Tulokset ohjaavat priorisointia, resursointia ja kehittämistä sekä kytkeytyvät tavoitteenasetantaan, seurantaan ja raportointiin.
5. Menettely tietosuojan vaarantuessa
Tietoturvaloukkauksia ehkäistään ja hallitaan yhtenäisen toimintamallin mukaisesti. Jokaisella työntekijällä on velvollisuus ilmoittaa havaituista tai epäillyistä loukkauksista viipymättä. Tapahtumat tutkitaan ilman aiheetonta viivytystä, dokumentoidaan ja arvioidaan suhteessa riskeihin, ja viranomais- tai rekisteröinti– tai rekisteröityilmoitus tehdään, mikäli velvoite täyttyy.
Tietosuojaloukkauksen käsittelyprosessi:
- Havainto ja ilmoitus: viipymättä ohjeiden mukaisesti.
- Arviointi ja rajaaminen: vaikutus ja laajuus, välittömät suojatoimet.
- Ilmoitukset ja dokumentointi: lakisääteiset ilmoitukset, sisäinen raportointi.
- Jälkitoimet: korjaavat toimet, oppien vieminen ohjeisiin ja koulutukseen.
6. Vastuut ja organisointi
Ylin johto vastaa tietosuojan periaatteiden määrittämisestä ja siitä, että tietosuoja sisältyy yhtiön riskienhallintaan.
Compliance–ryhmä toimii tietosuojan koordinoivana ja ohjaavana tahona, varmistaa velvoitteiden noudattamisen, ylläpitää dokumentaation ja linjaukset sekä seuraa riskejä ja raportoi johdolle.
Liiketoimintajohto vastaa oman alueensa henkilötietojen käsittelystä ja käytännön toimeenpanosta myös sidosryhmien osalta.
Jokainen työntekijä noudattaa tätä politiikkaa ja ylläpitää tietosuojaosaamistaan roolinsa edellyttämällä tavalla.
7. Päivittäminen ja hyväksyminen
Tätä politiikkaa arvioidaan säännöllisesti ja päivitetään toimintaympäristön, lainsäädännön, kaksoisolennaisuusarvioinnin tulosten ja riskien muutosten perusteella. Päivityksistä vastaa Compliance–ryhmä.
Hyväksytty Trevian Asset Management Oy:n hallituksessa 23.2.2026.