Trevian Asset Management Oy – Rekrytointijärjestelmän tietosuojaseloste
Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Trevian Asset Management Oy käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja rekrytointiprosessin yhteydessä.
1. Rekisterin pitäjä
Trevian Asset Management Oy
Y-tunnus 2507543-9
Erottajankatu 2, 3. krs. 00120 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@trevian.fi
Puhelin: +358 10 581 3830
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Tiina Kaakkolahti, Henkilöstöjohtaja
2. Rekisterin nimi
Rekrytointijärjestelmä
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Työnhakijoiden henkilötietoja käsitellään Trevianin rekrytointiprosessien toteuttamiseksi. Käsittelyn tarkoituksia ovat:
– hakemusten vastaanottaminen ja hallinnointi
– hakijoiden soveltuvuuden ja pätevyyden arviointi
– haastattelujen, henkilöarviointien ja muiden rekrytointivaiheiden toteuttaminen
– yhteydenpito työnhakijoihin
– rekrytointipäätösten tekeminen ja dokumentointi
– rekrytointiprosessiin liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien hoitaminen sekä oikeudellisten vaateiden laatiminen, esittäminen tai puolustaminen.
Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen:
– sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin, jotka toteutetaan työnhakijan pyynnöstä
– Trevianin oikeutettuun etuun toteuttaa rekrytointi ja turvata oikeutensa mahdollisissa oikeudellisissa vaateissa
– Trevianin lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen
– työnhakijan suostumukseen, kun suostumus on käsittelyn asianmukainen oikeusperuste, kuten soveltuvuusarvioinnissa tai hakemuksen säilyttämisessä tulevia rekrytointeja varten.
Trevian käsittelee vain haettavan tehtävän ja rekrytointiprosessin kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Tarpeellisuusvaatimuksesta ei poiketa työnhakijan suostumuksella.
4. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
– nimi ja yhteystiedot
– hakemuksessa, ansioluettelossa ja muissa työnhakijan toimittamissa asiakirjoissa ilmoitetut tiedot
– koulutusta, työkokemusta, osaamista, kielitaitoa ja muita ammatillisia valmiuksia koskevat tiedot
– haettua tehtävää, palkkatoivetta, käytettävyyttä ja rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot
– haastatteluissa annetut tiedot sekä rekrytointiin osallistuvien henkilöiden tekemät tarpeelliset muistiinpanot ja arviot
– työnhakijan ilmoittamien suosittelijoiden nimet, yhteystiedot ja suosituksista saadut tiedot
– henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot ja yhteenvedot silloin, kun arviointi toteutetaan
– mahdolliset työnhakijan toimittamat kuvat, videot tai työnäytteet
– suostumuksia, kieltoja ja tietosuojapyyntöjä koskevat tiedot
– rekrytointijärjestelmän tekniset loki- ja käyttötiedot tietoturvan ja järjestelmän toiminnan varmistamiseksi.
Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja tai rikostuomioita ja rikkomuksia koskevia tietoja käsitellään vain, jos se on kyseisessä tehtävässä tarpeellista ja käsittelylle on nimenomainen lakisääteinen peruste.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot kerätään ensisijaisesti työnhakijalta itseltään esimerkiksi hakemuksesta, ansioluettelosta, haastatteluista, arvioinneista ja muusta rekrytointiin liittyvästä yhteydenpidosta.
Tietoja voidaan kerätä työnhakijan ilmoittamilta suosittelijoilta tai muista lähteistä työnhakijan suostumuksella. Jos tietoja kerätään muualta kuin työnhakijalta itseltään, työnhakijalle ilmoitetaan saaduista tiedoista ennen kuin niitä käytetään häntä koskevassa päätöksenteossa, jollei laissa säädetä poikkeusta.
6. Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutukset
Henkilötietoja käsittelevät Trevianilla vain henkilöt, joiden työtehtäviin kyseinen rekrytointi kuuluu, kuten HR:n edustajat, rekrytoiva esihenkilö ja tarvittavat muut rekrytointipäätökseen osallistuvat henkilöt.
Tietoja voidaan saattaa Trevianin lukuun toimivien palveluntarjoajien käsiteltäväksi. Näitä voivat olla esimerkiksi rekrytointijärjestelmän, IT- ja pilvipalveluiden sekä henkilö- ja soveltuvuusarviointien palveluntarjoajat. Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja Trevianin ohjeiden ja kirjallisten sopimusten mukaisesti.
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille tai muille tahoille, jos lainsäädäntö tai toimivaltaisen viranomaisen määräys sitä edellyttää. Muissa tilanteissa tietoja luovutetaan ulkopuolisille vain lainmukaisella perusteella.
7. Tietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen alueella. Osa Trevianin käyttämistä palveluntarjoajista voi kuitenkin käsitellä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolella.
Kun henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, Trevian huolehtii siirron lainmukaisuudesta käyttämällä soveltuvaa tietosuoja-asetuksen mukaista siirtoperustetta ja tarvittavia suojatoimia. Näitä voivat olla Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös, Euroopan komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet sekä tarvittaessa täydentävät suojatoimet tai muu lainsäädännön sallima siirtomekanismi.
8. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Pääsy työnhakijoiden henkilötietoihin on rajattu henkilöihin, jotka tarvitsevat tietoja rekrytointiprosessin hoitamiseksi. Käyttöoikeudet määritellään tehtäväkohtaisesti ja poistetaan, kun käsittelytarve päättyy.
Tietoja suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä, kuten henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla, käyttöoikeuksien hallinnalla, tunnistautumis- ja salausratkaisuilla, lokituksella, tietoturvapäivityksillä sekä henkilöstön ohjeistuksella. Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Rekrytointiprosessiin liittyviä henkilötietoja säilytetään enintään kuuden (6) kuukauden ajan rekrytointiprosessin päättymisestä, minkä jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, ellei niiden pidempään säilyttämiselle ole lakisääteistä perustetta tai tarvetta oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Jos työnhakija antaa erillisen suostumuksen tietojensa säilyttämiseen tulevia rekrytointeja varten, tietoja voidaan säilyttää suostumuksessa ilmoitetun ajan. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Tällöin tiedot poistetaan, ellei niiden säilyttämiselle ole muuta lainmukaista perustetta.
Henkilö- ja soveltuvuusarviointien tuloksia säilytetään vain niin kauan kuin ne ovat kyseisen rekrytoinnin kannalta tarpeellisia tai niiden säilyttämiselle on muu lainmukainen peruste.
10. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Trevian ei tee työnhakijaa koskevia rekrytointipäätöksiä yksinomaan automaattisen käsittelyn perusteella tavalla, jolla olisi työnhakijaa koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia. Mahdollisia arviointityökaluja käytetään rekrytointipäätöksen tukena, ja lopulliseen arviointiin osallistuu aina ihminen.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Työnhakijalla on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:
– saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä ja pääsy omiin henkilötietoihinsa
– pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
– pyytää henkilötietojen poistamista silloin, kun poistamisen edellytykset täyttyvät
– pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
– vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella
– saada itse toimittamansa tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle silloin, kun oikeuden edellytykset täyttyvät
– peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa vaikuttamatta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
– olla joutumatta yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvan, merkittäviä vaikutuksia aiheuttavan päätöksen kohteeksi
– tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.
Oikeudet eivät ole kaikissa tilanteissa ehdottomia, vaan niiden soveltuminen riippuu muun muassa käsittelyn oikeusperusteesta.
Oikeuksia koskevat pyynnöt voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@trevian.fi. Trevian voi pyytää lisätietoja työnhakijan henkilöllisyyden varmistamiseksi. Pyyntöihin vastataan tietosuojalainsäädännön mukaisessa määräajassa.
12. Oikeus tehdä valitus
Jos työnhakija katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800
00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Verkkosivusto: tietosuoja.fi
13. Sovellettava lainsäädäntö ja selosteen päivittäminen
Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan erityisesti:
– Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679
– tietosuojalakia (1050/2018)
– lakia yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
– muuta rekrytointiin ja henkilötietojen käsittelyyn kulloinkin sovellettavaa lainsäädäntöä.
Trevian voi päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi lainsäädännön, viranomaisohjeiden, rekrytointikäytäntöjen tai käytettävien järjestelmien muuttuessa. Ajantasainen versio julkaistaan Trevianin verkkosivustolla tai rekrytointijärjestelmässä.
Rekrytointijärjestelmän tietosuojaseloste | Päivitetty 13.8.2026